Разработка автоматизированного рабочего места секретаря ГБПОУ РХ «Профессиональное училище №18»

Abstract

В данной работе был проанализирован процесс профессиональной деятельности секретаря ГБПОУ РХ «Профессиональное училище №18». Данная организация является государственным бюджетным учреждением, предоставляет услуги в сфере среднего профессионального образования. Анализ деятельности секретаря учебной части показал, что все оперативные данные хранятся в бумажном виде и Microsoft Office Word и Excel и обрабатываются вручную. Это создает большие затраты временных ресурсов и риск потери качества уже собранной информации. Секретарь формирует приказы о заселении в общежитие и выселении из общежития, протоколы экзаменационной ведомости и дифференцированного зачета, отчет для военкомата, справки о доходах, справки об обучении. Для осуществления автоматизации рабочего места секретаря учебной части ПУ-18 была выбрана Программа «1С Предприятие 8.3», так как в данном учебном заведении планируется приобретение программы «1С Предприятие 8.3». Технологическая платформа «1С Предприятие 8.3» предоставляет объекты данных и механизмы управления объектами. Совокупность объектов данных, а также связей между ними, задаваемых программистом, представляет собой конфигурацию. В процессе разработки АРМа было создано 3 подсистемы. 1-я подсистема «Отчеты», в этой подсистеме содержится 3 справочника, в них содержится информация о группах, обучающихся и сотрудниках, также в этой подсистеме производится формирование отчета в военкомат о лицах, достигших 16 летного возраста. 2-я подсистема «Приказы», в этой подсистеме содержатся приказы на выселение из общежития, на заселение в общежитие, справки о доходах и об обучении. С помощью разработанного АРМа работа с этими документами упрощается, достаточно нажать кнопку «Создать», программа автоматически сгенерирует номер приказа и выведет нужную дату, остаётся только выбрать нужного обучающегося, нажать кнопку «Печать» и документ сформируется из уже готового шаблона. Также в этой подсистеме находятся протоколы экзаменационной ведомости и дифференцированного зачета, они формируются по другому, создаётся документ с датой и номером приказа, выбирается вид дисциплины, в протокол вносится дисциплина и преподаватель, который её преподаёт, выбирается группа и автоматически в протокол вносится название группы, все обучающиеся данной группы и специальность, на которую они обучаются. Протокол будет сформирован из готового шаблона. 3-я подсистема «Прочее», сюда вносятся данные о дисциплинах, должностях сотрудников, специальностях для обучающихся, видах стипендии и данные о физических лицах. Внедренный АРМ секретаря повысит эффективность рабочего процесса и является экономически выгодным, что подтверждает коэффициент экономической эффективности, равный 6.25, а также срок окупаемости проекта, который составил около 2 месяцев. Результатом выполнения работы является программный продукт – автоматизированное рабочее место секретаря учебной части ГБПОУ РХ «Профессиональное училище №18». Использование программы позволяет сократить время, потраченное на формирование необходимых приказов, справок и отчета.